ALGEMENE VOORWAARDEN REFINED ADMIN
Laatst bijgewerkt op: 1 september 2026
Artikel 1. Identiteit van de onderneming
Refined Admin is de handelsnaam van Johan Meert, een eenmanszaak gevestigd te:
Refined Admin
Johan Meert
Linderstraat 65
3700 Tongeren-Borgloon
KBO-nummer: 0643598562
BTW-nummer: BE 0643.598.562
Hierna genoemd "Refined Admin".
Artikel 2. Toepassingsgebied
Deze algemene voorwaarden zijn van toepassing op alle offertes, overeenkomsten, opdrachten, leveringen, diensten, opleidingen, coachingtrajecten, digitale producten en facturen van Refined Admin.
Deze voorwaarden gelden zowel voor ondernemingen (B2B) als voor consumenten (B2C), behoudens wanneer uitdrukkelijk anders vermeld.
Afwijkingen van deze algemene voorwaarden zijn slechts geldig indien zij uitdrukkelijk en schriftelijk werden overeengekomen in een offerte, overeenkomst of opdrachtbevestiging. In dat geval hebben de bijzondere voorwaarden voorrang.
De opdrachtgever wordt geacht kennis te hebben genomen van deze algemene voorwaarden en ze integraal te aanvaarden.
Artikel 3. Definities
In deze voorwaarden wordt verstaan onder:
Opdrachtgever: iedere natuurlijke persoon, onderneming of organisatie die beroep doet op Refined Admin.
Consument: iedere natuurlijke persoon die handelt buiten zijn beroeps- of bedrijfsactiviteit.
Onderneming: iedere natuurlijke persoon of rechtspersoon die handelt in het kader van zijn beroepsactiviteit.
Diensten: alle coaching, trainingen, consultancy, rapportontwikkeling, dashboardontwikkeling, data-analyse en aanverwante activiteiten.
Digitale producten: online cursussen, video's, downloads, lesmateriaal en andere digitale inhoud.
Artikel 4. Offertes en overeenkomsten
Alle offertes zijn vrijblijvend tenzij uitdrukkelijk anders vermeld.
Een overeenkomst komt tot stand door:
schriftelijke aanvaarding van de offerte;
bevestiging per e-mail;
ondertekening van een overeenkomst;
of de effectieve aanvang van de werkzaamheden.
Kennelijke vergissingen, schrijffouten of materiële fouten in offertes of communicatie verbinden Refined Admin niet.
Artikel 5. Diensten
Refined Admin biedt onder meer volgende diensten aan:
Excel coaching;
Excel training;
maatwerktrainingen;
dashboardontwikkeling;
rapportontwikkeling;
data-analyse;
adviesverlening;
online opleidingen;
opgenomen cursussen;
opleidingen op locatie;
opleidingen bij Refined Admin;
opleidingen via videoconferentie.
Deze lijst is niet limitatief.
Artikel 6. Uitvoering van de diensten
Refined Admin verbindt zich tot een professionele uitvoering van de overeengekomen diensten.
Tenzij uitdrukkelijk schriftelijk anders overeengekomen, betreft iedere verbintenis een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.
Uitvoeringstermijnen zijn steeds indicatief en nooit bindend.
Vertragingen geven geen aanleiding tot schadevergoeding of ontbinding van de overeenkomst.
Artikel 7. Verplichtingen van de opdrachtgever
De opdrachtgever verbindt zich ertoe:
alle noodzakelijke informatie tijdig en correct ter beschikking te stellen;
tijdig feedback te geven;
testversies te evalueren;
nodige toegang te verschaffen tot bestanden en gegevens;
de juistheid van aangeleverde gegevens te garanderen.
Vertragingen veroorzaakt door de opdrachtgever kunnen aanleiding geven tot aanpassing van de planning en bijkomende kosten.
Artikel 8. Ontwikkeling van dashboards en rapporten
Tijdens de ontwikkeling kunnen tussentijdse evaluatie- en testversies worden bezorgd.
Deze tussentijdse versies dienen uitsluitend voor evaluatie en validatie.
Definitieve oplevering gebeurt pas nadat de opdrachtgever de oplossing heeft getest en goedgekeurd.
Artikel 9. Acceptatieprocedure
De opdrachtgever dient de geleverde oplossing binnen veertien (14) kalenderdagen na oplevering te controleren.
Eventuele opmerkingen dienen binnen deze termijn schriftelijk te worden meegedeeld.
Bij gebrek aan opmerkingen binnen deze termijn wordt de oplevering als definitief aanvaard beschouwd.
Artikel 10. Back-ups
De opdrachtgever blijft te allen tijde verantwoordelijk voor het maken en bewaren van voldoende back-ups van zijn bestanden, systemen en gegevens.
Refined Admin kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor verlies van gegevens, verloren bestanden of onvoldoende back-upbeheer door de opdrachtgever.
Artikel 11. Opleidingen en coaching
Trainingen, opleidingen en coaching kunnen plaatsvinden:
online;
op locatie van de opdrachtgever;
op locatie van Refined Admin;
of op een andere overeengekomen locatie.
De inhoud van opleidingen wordt bepaald op basis van de overeengekomen doelstellingen.
Artikel 12. Annulatie en verplaatsing van opleidingen
Bij annulatie van een bevestigde opleiding of coaching gelden volgende vergoedingen:
meer dan 14 kalenderdagen vooraf: kosteloos;
tussen 14 en 7 kalenderdagen vooraf: 50% van het overeengekomen bedrag;
minder dan 7 kalenderdagen vooraf: 100% van het overeengekomen bedrag.
Een verplaatsing van een opleiding is enkel mogelijk na onderling akkoord.
Artikel 13. Afwezigheid van deelnemers
Afwezigheid van een deelnemer geeft geen recht op terugbetaling, compensatie of vervangende sessies, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Artikel 14. Digitale producten en opgenomen cursussen
Digitale producten worden geleverd onder de vorm van een persoonlijke, beperkte en niet-overdraagbare gebruikslicentie.
De gebruiker verkrijgt uitsluitend het recht om de inhoud persoonlijk te gebruiken.
Artikel 15. Verboden gebruik
Het is verboden om zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Refined Admin:
lesmateriaal te kopiëren;
cursusmateriaal te verspreiden;
video's openbaar te maken;
inhoud commercieel te exploiteren;
toegang te verlenen aan derden;
digitale inhoud door te verkopen.
Artikel 16. Herroepingsrecht voor consumenten
Consumenten beschikken over de wettelijke rechten zoals voorzien in het Wetboek Economisch Recht.
Voor digitale inhoud vervalt het herroepingsrecht zodra de uitvoering is gestart nadat de consument hiervoor uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven en heeft erkend zijn herroepingsrecht te verliezen.
Artikel 17. Prijzen
Alle prijzen worden uitgedrukt in euro.
Tenzij anders vermeld zijn prijzen exclusief btw voor ondernemingen.
Bijkomende kosten die vooraf werden meegedeeld kunnen afzonderlijk worden aangerekend.
Artikel 18. Facturatie
Facturen worden elektronisch verzonden.
Eventuele bezwaren tegen een factuur dienen binnen acht (8) kalenderdagen na factuurdatum schriftelijk te worden gemeld.
Bij gebrek aan protest wordt de factuur geacht definitief te zijn aanvaard.
Artikel 19. Voorschoten
Refined Admin behoudt zich het recht voor om voorafgaand aan de uitvoering van een opdracht een voorschotfactuur te sturen.
De werkzaamheden kunnen worden aangevat na ontvangst van de betaling van het gevraagde voorschot, tenzij schriftelijk anders overeengekomen.
Bij niet-betaling van een verschuldigd voorschot heeft Refined Admin het recht de uitvoering van de opdracht op te schorten zonder dat hierdoor enige aansprakelijkheid of schadevergoeding ontstaat.
Artikel 20. Meerwerken
Werkzaamheden die buiten de oorspronkelijke offerte, overeenkomst of opdrachtomschrijving vallen, worden beschouwd als meerwerken.
Meerwerken kunnen afzonderlijk worden gefactureerd aan het op dat ogenblik geldende tarief van Refined Admin.
Wijzigingen, aanvullingen, uitbreidingen, bijkomende functionaliteiten, extra opleidingen, bijkomende rapporteringen, bijkomende dashboards of werkzaamheden die voortvloeien uit gewijzigde wensen van de opdrachtgever kunnen aanleiding geven tot meerwerken.
Refined Admin brengt de opdrachtgever hiervan vooraf zo veel mogelijk op de hoogte.
Artikel 21. Betalingstermijnen
B2B
Facturen aan ondernemingen zijn betaalbaar binnen dertig (30) kalenderdagen na factuurdatum.
B2C
Facturen aan consumenten zijn betaalbaar binnen tien (10) kalenderdagen na factuurdatum.
Artikel 22. Wanbetaling door ondernemingen (B2B)
Bij niet-betaling op de vervaldag is van rechtswege en zonder ingebrekestelling een nalatigheidsinterest verschuldigd overeenkomstig de wet betreffende de bestrijding van betalingsachterstand bij handelstransacties.
Bovendien is een forfaitaire schadevergoeding verschuldigd van 10% van het openstaande bedrag met een minimum van 75 euro.
Alle invorderingskosten vallen ten laste van de opdrachtgever.
Artikel 23. Wanbetaling door consumenten (B2C)
Bij niet-betaling wordt eerst een kosteloze betalingsherinnering verstuurd overeenkomstig Boek XIX van het Wetboek Economisch Recht.
Na het verstrijken van de wettelijk voorziene termijn kunnen nalatigheidsinteresten en schadevergoedingen worden aangerekend binnen de wettelijk toegelaten grenzen.
Artikel 24. Opschorting van prestaties
Refined Admin behoudt zich het recht voor om de uitvoering van opdrachten, opleidingen, coachingtrajecten of andere diensten geheel of gedeeltelijk op te schorten indien:
de opdrachtgever zijn contractuele verplichtingen niet nakomt;
facturen geheel of gedeeltelijk onbetaald blijven;
de opdrachtgever weigert noodzakelijke informatie te verstrekken;
de samenwerking redelijkerwijze onmogelijk wordt gemaakt.
Een dergelijke opschorting geeft geen recht op enige schadevergoeding vanwege de opdrachtgever.
Artikel 25. Beëindiging van de overeenkomst
Refined Admin heeft het recht een overeenkomst met onmiddellijke ingang en zonder voorafgaande rechterlijke tussenkomst te beëindigen indien:
sprake is van een ernstige contractuele tekortkoming;
de opdrachtgever ondanks aanmaning zijn verplichtingen niet nakomt;
sprake is van fraude, misbruik of bedrieglijk handelen;
voortzetting van de samenwerking redelijkerwijze niet langer kan worden verlangd.
De opdrachtgever blijft gehouden tot betaling van reeds uitgevoerde prestaties en gemaakte kosten.
Artikel 26. Overdracht van rechten en verplichtingen
De opdrachtgever mag zijn rechten en verplichtingen uit een overeenkomst met Refined Admin niet geheel of gedeeltelijk overdragen aan derden zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Refined Admin.
Refined Admin heeft het recht zich voor de uitvoering van haar diensten te laten bijstaan door derden of onderaannemers zonder voorafgaande toestemming van de opdrachtgever.
Artikel 27. Volledige overeenkomst
Deze algemene voorwaarden vormen samen met de offerte, opdrachtbevestiging en eventuele schriftelijke bijzondere voorwaarden de volledige overeenkomst tussen partijen.
Zij vervangen alle eerdere mondelinge of schriftelijke afspraken met betrekking tot hetzelfde voorwerp.
Indien een bepaling uit een offerte of afzonderlijke overeenkomst afwijkt van deze algemene voorwaarden, heeft de bepaling uit de offerte of overeenkomst voorrang.
Artikel 28. Intellectuele eigendom
Alle intellectuele eigendomsrechten met betrekking tot:
lesmateriaal;
documentatie;
templates;
methodieken;
spreadsheets;
cursusmateriaal;
video's;
modellen;
blijven exclusief eigendom van Refined Admin.
Geen enkele bepaling in deze voorwaarden houdt een overdracht van intellectuele eigendomsrechten in.
In afwijking van het voorgaande gaan de intellectuele eigendomsrechten op maatwerkspreadsheets, templates, dashboards en rapporten die specifiek in opdracht van de opdrachtgever werden ontwikkeld, over op de opdrachtgever na volledige betaling van alle facturen die betrekking hebben op het betreffende project. Tot op het ogenblik van volledige betaling blijven alle intellectuele eigendomsrechten exclusief eigendom van Refined Admin.
Refined Admin behoudt evenwel het eigendomsrecht op haar algemene kennis, methodieken, opleidingsmateriaal, ontwikkelingsmethodes, technieken, concepten en knowhow die niet exclusief voor de opdrachtgever werden ontwikkeld.
Artikel 29. Gebruiksrecht
Na volledige betaling verkrijgt de opdrachtgever een gebruiksrecht op de specifiek voor hem ontwikkelde oplossing.
Tenzij schriftelijk anders overeengekomen blijven onderliggende methodieken, sjablonen, technieken, formules, scripts, modellen en ontwikkelingsmethodes eigendom van Refined Admin.
Artikel 30. Eigendomsvoorbehoud
Alle geleverde prestaties, documenten, digitale bestanden en bronbestanden blijven eigendom van Refined Admin zolang de facturen niet volledig betaald zijn.
Bronbestanden worden slechts overgedragen na volledige betaling van alle verschuldigde bedragen.
In afwijking van het voorgaande gaan de intellectuele eigendomsrechten op maatwerkspreadsheets, templates, dashboards en rapporten die specifiek in opdracht van de opdrachtgever werden ontwikkeld, over op de opdrachtgever na volledige betaling van alle facturen die betrekking hebben op het betreffende project. Tot op het ogenblik van volledige betaling blijven alle intellectuele eigendomsrechten exclusief eigendom van Refined Admin.
Refined Admin behoudt evenwel alle rechten op haar algemene kennis, methodieken, opleidingsmateriaal, ontwikkelingsmethodes, technieken, concepten en knowhow die niet exclusief voor de opdrachtgever werden ontwikkeld.
Artikel 31. Vertrouwelijkheid
Beide partijen verbinden zich ertoe alle vertrouwelijke informatie strikt vertrouwelijk te behandelen.
Deze verplichting blijft bestaan na beëindiging van de samenwerking.
Artikel 32. Privacy en GDPR
Refined Admin verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de toepasselijke privacywetgeving.
Meer informatie is beschikbaar in de privacyverklaring van Refined Admin.
Artikel 33. Aansprakelijkheid
Refined Admin kan uitsluitend aansprakelijk worden gesteld voor directe schade veroorzaakt door zware fout of opzettelijke fout.
Refined Admin is nooit aansprakelijk voor:
indirecte schade;
gevolgschade;
winstderving;
omzetverlies;
reputatieschade;
verlies van gegevens;
verlies van opportuniteiten;
beslissingen genomen op basis van rapporten, dashboards of analyses.
De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de controle en validatie van alle resultaten vóór ingebruikname.
De totale contractuele en buitencontractuele aansprakelijkheid van Refined Admin is in alle gevallen beperkt tot het factuurbedrag van de opdracht waarop de aansprakelijkheid betrekking heeft.
Artikel 34. Software van derden en compatibilteit
Refined Admin ontwikkelt oplossingen op basis van software, platformen en technologieën van derden, waaronder onder meer Microsoft Excel, Microsoft 365, Power Query, Power Pivot, VBA en aanverwante toepassingen.
Refined Admin kan niet aansprakelijk worden gesteld voor wijzigingen, updates, beëindiging van ondersteuning, technische beperkingen of andere wijzigingen aangebracht door leveranciers van dergelijke software of diensten na oplevering van de opdracht.
Tenzij uitdrukkelijk anders overeengekomen, omvat een opdracht geen garantie op blijvende compatibiliteit met toekomstige versies van software van derden.
Artikel 35. Overmacht
Refined Admin is niet aansprakelijk voor vertragingen of tekortkomingen veroorzaakt door omstandigheden buiten haar redelijke controle, waaronder onder meer:
ziekte;
overheidsmaatregelen;
internetstoringen;
stroomonderbrekingen;
softwarestoringen;
telecomproblemen;
cyberincidenten;
overmacht bij leveranciers.
Artikel 36. Referenties
Refined Admin mag een opdrachtgever uitsluitend als referentie vermelden na voorafgaande uitdrukkelijke toestemming van de opdrachtgever.
Artikel 37. Elektronische communicatie
Partijen erkennen dat elektronische communicatie, waaronder e-mail, dezelfde bewijskracht kan hebben als schriftelijke communicatie.
Artikel 38. Deelbaarheid
Indien een bepaling van deze algemene voorwaarden geheel of gedeeltelijk nietig of onafdwingbaar wordt verklaard, blijven de overige bepalingen onverminderd van kracht.
Artikel 39. Wijziging van de algemene voorwaarden
Refined Admin behoudt zich het recht voor deze algemene voorwaarden te wijzigen.
De op het ogenblik van de overeenkomst geldende versie blijft van toepassing op de betreffende opdracht.
Artikel 40. Toepasselijk recht en bevoegde rechtbank
Op alle overeenkomsten met Refined Admin is uitsluitend het Belgisch recht van toepassing.
Alle geschillen behoren tot de bevoegdheid van de rechtbanken van het gerechtelijk arrondissement Limburg, afdeling Tongeren.